Belege digitalisieren: was digital kommt, bleibt digital

Wer „Belege digitalisieren“ hört, denkt an einen Scanner und einen Stapel Papier. Rechnungen kommen heute aber auf mehr Wegen an als früher, und viele davon sind schon digital: per Mail, als Download aus einem Kundenkonto, als E-Rechnung. Für diese Belege ist die Aufgabe eine andere. Sie müssen nicht digitalisiert werden, sie müssen digital bleiben. Hier steht, wie du beide Gruppen trennst, was die GoBD dazu sagen und in welcher Reihenfolge du vorgehst. Rechtsstand 30. Oktober 2026. Das ist keine Rechtsberatung.

Was Belege digitalisieren bedeutet

Im engen Sinn heißt Belege digitalisieren: Ein Papierbeleg wird gescannt oder fotografiert, und das Bild tritt an die Stelle des Papiers. Im weiten Sinn gehört alles dazu, was einen Betrieb von Ordnern zu einer digitalen Ablage bringt: Rechnungen aus Mails sammeln, Portale abrufen, Dateien so benennen und ablegen, dass jemand sie in Jahren noch findet.

Die Abgabenordnung lässt beides zu. Nach § 147 Abs. 2 AO dürfen die meisten aufbewahrungspflichtigen Unterlagen als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Die Bedingungen: Buchungsbelege stimmen bildlich mit dem Original überein, wenn sie lesbar gemacht werden, und die Daten sind während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar. Das ist keine Rechtsberatung.

Digital angekommen oder auf Papier: die erste Sortierung

Bevor du ein Werkzeug auswählst, sortiere deine Belegquellen in zwei Spalten. Links steht alles, was digital ankommt: Rechnungen per Mail, Downloads aus Portalen, E-Rechnungen, Kontoauszüge als Datei. Rechts steht alles auf Papier: Kassenbons, Lieferscheine, Briefpost von Lieferanten, die noch nicht umgestellt haben.

Für die linke Spalte gilt die Regel „so behalten, wie es gekommen ist“. Für die rechte gilt: erfassen, prüfen, dann entscheiden, ob das Papier bleibt. Die beiden Spalten brauchen verschiedene Abläufe. Wer sie mischt, druckt am Ende Mail-Rechnungen aus, um sie danach wieder einzuscannen, und hat damit zwei Fassungen desselben Belegs.

Warum Ausdrucken der falsche Weg ist

Rechnungen aus dem Postfach auszudrucken und abzuheften, ist ein alter Reflex. Die GoBD schließen das als alleinige Form aus. Nach Randziffer 119 der GoBD sind Unterlagen, die im Unternehmen elektronisch eingegangen sind, auch in dieser Form aufzubewahren. Sie dürfen nicht mehr ausschließlich ausgedruckt aufbewahrt werden. Als Beispiel steht dort ausdrücklich die per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format.

Randziffer 131 ergänzt: Eingehende elektronische Belege sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur unter Bedingungen zulässig. Ein Ausdruck ist deshalb höchstens eine Arbeitskopie für den Schreibtisch, nie die Ablage. Das ist keine Rechtsberatung.

Belege digitalisieren aus dem Postfach

Im Postfach landen Rechnungen zwischen Angeboten, Newslettern und Rückfragen. Drei Schritte machen daraus eine verlässliche Belegquelle:

1. Eine Adresse nur für Rechnungen. Lieferanten bekommen eine feste Adresse, statt an einzelne Mitarbeiter zu schicken.
2. Ein fester Ablageort. Was dort landet, gilt als Beleg und wird nicht gelöscht.
3. Anhang und Mail trennen. Nach Randziffer 121 der GoBD ist eine Mail, die nur als Transportmittel für eine angehängte Rechnung dient, nicht aufbewahrungspflichtig, wie früher der Briefumschlag. Enthält sie weitere aufbewahrungspflichtige Inhalte, etwa eine Vereinbarung zum Preis, bleibt sie Teil der Ablage.

Wer eine Mail als PDF speichert, verliert die Kopfdaten mit Absender und Zugang. Auf genau diese Einschränkung weisen die GoBD hin (Rz. 129). Das ist keine Rechtsberatung.

Rechnungen, die in Online-Portalen liegen

Portale sind ein eigener Eingang mit eigener Tücke: Die Rechnung kommt nicht zu dir, du musst zu ihr. Tankkarte, Telefon, Cloud-Software, Versandhändler, Lieferantenkonten. Manches Portal schickt nur eine Benachrichtigung, manches nicht einmal das.

Was hilft, ist eine Portalliste mit vier Spalten: Name des Portals, wer den Zugang hat, wie oft dort Rechnungen entstehen, wann zuletzt abgerufen wurde. Wer die Liste führt, holt die Rechnungen zu festen Terminen ab, am besten wöchentlich, und legt sie im Format ab, in dem das Portal sie liefert. Es kann vorkommen, dass ein Portal ältere Rechnungen nicht mehr anzeigt. Wer regelmäßig abruft, hat den Beleg dann längst im eigenen Archiv.

E-Rechnungen: schon digital, aber anders

E-Rechnungen musst du nicht digitalisieren. Sie sind von Anfang an digital, und zwar strukturierter als jedes PDF. Für sie gilt Randziffer 119: Es reicht, den strukturierten Teil aufzubewahren, solange der lesbare Teil keine zusätzlichen steuerlich wichtigen Angaben enthält. Bei hybriden Formaten darf der strukturierte Datenteil nach Randziffer 125 nicht durch eine Formatumwandlung gelöscht werden, etwa beim Umwandeln in ein reines Bild.

Für deine Ablage heißt das: Sie muss E-Rechnungen als Datei annehmen und lesbar anzeigen können. Was du zum Empfang brauchst, erklärt E-Rechnung empfangen. Wie der Rechnungseingang im Betrieb insgesamt läuft, steht im selben Themenbereich. Das ist keine Rechtsberatung.

Papierbelege digitalisieren

Für Papier gibt es zwei Wege. Entweder bleibt das Original im Ordner und der Scan ist nur eine Arbeitskopie. Oder du scannst ersetzend: Der Scan wird zum Beleg, das Papier darf danach weg. Der zweite Weg spart Ordner, verlangt aber ein dokumentiertes Verfahren. Die GoBD erwarten dafür eine Organisationsanweisung, die festhält, wer erfasst, wann, was und wie die Qualität geprüft wird (Rz. 136). Das ist keine Rechtsberatung.

Welcher Weg passt, hängt an der Menge. Wer im Monat eine Handvoll Kassenbons hat, kommt mit einer Belegbox und gelegentlichem Scannen aus. Wer jeden Tag Lieferscheine und Rechnungen auf Papier bekommt, braucht einen festen Ablauf. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber Belege scannen.

Belege digitalisieren mit dem Smartphone

Ein Smartphone reicht. Randziffer 130 der GoBD nennt ausdrücklich Smartphones, Multifunktionsgeräte und Scan-Straßen als mögliche Geräte, solange die übrigen Anforderungen erfüllt sind. Für Mitarbeiter im Außendienst ist das der praktischste Weg, weil das Foto entsteht, bevor der Bon verloren gehen kann.

Drei Dinge entscheiden über die Qualität. Das Bild zeigt den ganzen Beleg, auch die Rückseite, wenn dort etwas steht. Es ist scharf genug, dass jede Zahl lesbar ist. Und es landet direkt in der Firmenablage, nicht im privaten Fotoalbum. Wird das Bild per Texterkennung durchsuchbar gemacht, ist auch dieser Text nach Prüfung und Korrektur aufzubewahren, so steht es ebenfalls in Randziffer 130. Das ist keine Rechtsberatung.

Ordnung: Nummer und Zuordnung

Ein digitaler Beleg, den niemand findet, hilft niemandem. Die GoBD verlangen eine eindeutige Belegnummer und eine Zuordnung zwischen Beleg und Buchung, etwa über Index, Dokumenten-ID oder Paginiernummer (Rz. 71 und 77). Belegdatum oder Name taugen bei umfangreichem Beleganfall in der Regel nicht als Zuordnungsmerkmal (Rz. 73). Nach Randziffer 122 ist jedes elektronische Dokument mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen.

Praktisch heißt das: Jeder Beleg bekommt beim Eingang eine Nummer, und die Datei heißt nach einer festen Regel, etwa Belegdatum, Absender und Summe. Manche Buchhaltungsprogramme vergeben die Nummer selbst. Wichtig ist, dass alle im Betrieb dieselbe Regel nutzen. Das ist keine Rechtsberatung.

Belege digitalisieren in drei Branchen

Die drei Betriebe hier sind erdacht, um die Unterschiede zu zeigen.

• Großhandel: Angenommen, ein großer Teil der Rechnungen kommt von wenigen Lieferanten, per Mail oder als E-Rechnung. Papier entsteht vor allem bei Lieferscheinen. Für empfangene Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, endet die Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 3 AO mit dem Erhalt der Rechnung. Das ist keine Rechtsberatung.
• Kanzlei: Hier kommt vieles digital, zum Beispiel Software, Fachliteratur, Telefon und Miete. Die Arbeit liegt fast ganz bei der Rechnungsadresse und der Portalliste.
• Kfz-Werkstatt: Der Teilelieferant stellt die Rechnungen zum Beispiel im Kundenkonto bereit, Entsorger und Händler um die Ecke geben Papier mit. Zwei Abläufe nebeneinander: Portalliste für die einen, Foto am Tresen für die anderen.

Was nach dem Digitalisieren kommt

Digital heißt noch nicht vollständig. Ein sauber abgelegter Stapel kann trotzdem Lücken haben, und die zeigt erst der Abgleich gegen den Kontoauszug. Wie dieser Schritt in die vorbereitende Buchhaltung passt, steht in der Übersicht. Fehlt ein Beleg ganz und ist auch beim Verkäufer keine Kopie zu bekommen, bleibt der Eigenbeleg. Wer der Kanzlei zu jedem Beleg außerdem den Anlass mitgibt, ist schon bei der Vorkontierung. Digitalisieren ist also der erste Schritt einer Kette, nicht ihr Ziel. Wer bei diesem Schritt stehen bleibt, hat eine ordentliche Ablage, aber noch keine Gewissheit, dass sie vollständig ist.

Wo die Belegstrecke ansetzt

Das Digitalisieren selbst ist selten das Problem, das Einsammeln ist es. Die Belegstrecke, die ich einrichte, kümmert sich um die digitalen Eingänge: Sie ruft Postfach und Portale wöchentlich ab und reicht die Rechnungen an dein Buchhaltungsprogramm durch, soweit es Belege digital annimmt. Wie die Belege dort ankommen, hängt von der Software ab, bei DATEV Unternehmen online etwa über deine Kanzlei. Das klären wir im Gespräch. Liegt der Kontoauszug als Datei vor, prüft sie für jede belegpflichtige Abbuchung, ob ein Beleg da ist. Papier bleibt bei dir, die Strecke erinnert dich nur daran. Ob deine Belege überwiegend digital kommen und sich der Aufbau lohnt, beantwortet der Beleg-Check mit sieben Fragen.