Eingangsrechnung: vom Posteingang bis zum Kontoauszug

Eine Eingangsrechnung hat mehr Aufgaben, als man ihr ansieht. Sie sagt dir, was du zahlen sollst. Sie ist die Grundlage für deinen Vorsteuerabzug. Und sie ist der Beleg, ohne den dein Steuerberater eine Ausgabe nicht buchen kann. Abgehakt wird sie im Alltag trotzdem, sobald sie bezahlt ist. Ich halte das für einen Schritt zu früh. Dieser Ratgeber erklärt, was eine Eingangsrechnung ist, welche Angaben sie braucht, welchen Weg sie durch den Betrieb nimmt und wann sie wirklich abgeschlossen ist. Stand der Angaben ist der 30. Oktober 2026. Das ist keine Rechtsberatung.

Was eine Eingangsrechnung ist

Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die dein Unternehmen erhält: vom Lieferanten für Material, vom Dienstleister für eine Arbeit, vom Vermieter, vom Softwareanbieter. Wie das Dokument heißt, spielt keine Rolle. Nach § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG ist jedes Dokument eine Rechnung, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Auch eine „Abrechnung“ oder ein „Beleg“ kann also eine Rechnung sein. Das ist keine Rechtsberatung.

Das Gegenstück ist die Ausgangsrechnung, die du selbst schreibst. Es ist dasselbe Papier, nur von der anderen Seite gesehen. Aus der Ausgangsrechnung entsteht eine Forderung, aus der Eingangsrechnung eine Zahlung und, wenn alles stimmt, dein Vorsteuerabzug.

Eingangsrechnung auf Papier, als PDF oder als E-Rechnung

Eine Eingangsrechnung kommt heute auf drei Arten an. Auf Papier per Post oder als Kassenbon. Als PDF im Anhang einer Mail oder zum Herunterladen im Kundenportal. Und seit 2025 als E-Rechnung, also als strukturierte Datei, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Rechtlich ist das PDF keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch ankommt. Das ist keine Rechtsberatung.

Bis Ende 2027 wirst du alle drei Formen nebeneinander bekommen, weil Lieferanten je nach Größe unterschiedlich lange Übergangsfristen haben. Danach wird die E-Rechnung zwischen Unternehmen zur Regel. Was das für deinen Empfang bedeutet und welche Werkzeuge du für die XML-Datei brauchst, steht im Ratgeber E-Rechnung empfangen. Die genauen Fristen erklärt der Ratgeber E-Rechnung Pflicht.

Welche Angaben auf die Eingangsrechnung gehören

Welche Angaben eine Rechnung tragen muss, regelt § 14 Abs. 4 UStG in zehn Punkten. Die vollständige Liste und wie du sie Punkt für Punkt prüfst, steht im Ratgeber Rechnungsprüfung.

Auf der Eingangsrechnung schaust du zuerst auf zwei Punkte, weil sie dich selbst betreffen. Dein Unternehmen muss mit vollständigem Namen und vollständiger Anschrift darauf stehen, nicht du als Privatperson und nicht eine alte Adresse. Und die Leistung muss so beschrieben sein, dass erkennbar ist, was du bekommen hast. Steht dort nur „Material laut Absprache“, bittest du den Lieferanten um eine genauere Fassung. Das ist keine Rechtsberatung.

Warum sie über deine Vorsteuer entscheidet

Die Umsatzsteuer, die dir ein Lieferant berechnet, holst du dir über den Vorsteuerabzug vom Finanzamt zurück. Voraussetzung ist nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG, dass du eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG besitzt. Fehlt eine Pflichtangabe oder stimmt eine nicht, kann der Abzug wackeln, bis der Lieferant die Rechnung berichtigt.

Mit der E-Rechnung kommt ein zweiter Punkt hinzu: das Format. Was gilt, wenn ein Lieferant trotz Pflicht nur ein PDF schickt, steht im Ratgeber E-Rechnung Pflicht. Für dich heißt das: Eine Eingangsrechnung ist nicht nur ein Zahlungsauftrag. Sie ist ein Dokument, dessen Form und Inhalt Geld wert sind. Das ist keine Rechtsberatung.

Der Weg durch den Betrieb in sechs Stationen

Jede Rechnung, die hereinkommt, durchläuft dieselben Stationen, ob du das festgelegt hast oder nicht:

1. Eingang: Die Rechnung kommt an, per Post, Mail oder Portal.
2. Erfassen: Eingangsdatum, Lieferant, Betrag und Fälligkeit werden notiert, bei Skonto auch die Frist dafür.
3. Prüfen: Stimmt die Leistung, stimmen Menge und Preis, sind die Pflichtangaben da?
4. Freigeben: Jemand, der die Leistung kennt, sagt ja.
5. Bezahlen: Überweisung oder Lastschrift.
6. Ablegen und weitergeben: Original in die Ablage, Kopie oder Datei an die Buchhaltung.

Hakt es schon an Station 1, weil Rechnungen an zu vielen Stellen ankommen, stockt alles danach mit. Wie du den Eingang bündelst, beschreibt der Ratgeber Rechnungseingang.

Bezahlt ist nicht erledigt

Hier weiche ich von einer naheliegenden Gewohnheit ab: eine Rechnung abzuhaken, sobald sie überwiesen ist. Damit bleiben drei Fehler unsichtbar. Eine Rechnung wurde zweimal bezahlt, weil sie per Mail und noch einmal aus dem Portal kam. Eine Rechnung ist bezahlt, steht aber in der Buchhaltung noch als offen. Und vom Konto geht eine Lastschrift ab, zu der es gar keine Rechnung gibt, etwa für ein Software-Abo.

Alle drei fallen nur auf, wenn man von der anderen Seite schaut: vom Kontoauszug her. Jede Abbuchung sucht ihre Rechnung, jede Rechnung ihre Abbuchung. Erst wenn beide zusammenpassen, ist die Eingangsrechnung abgeschlossen. Dieser Abgleich braucht kaum Fachwissen, nur einen festen Tag in der Woche.

Wenn die Eingangsrechnung fehlt

Zu einer Abbuchung fehlt die Rechnung? Frag zuerst beim Lieferanten nach oder schau im Kundenportal. Leistet er an dein Unternehmen, muss er nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung eine Rechnung ausstellen, es sei denn, der Umsatz ist nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei. Du darfst ihn also daran erinnern.

Bleibt die Rechnung verschwunden, kann ein Eigenbeleg die Ausgabe für die Buchhaltung belegen. Wie der aussieht und wo seine Grenzen liegen, steht im Ratgeber Eigenbeleg. Den Vorsteuerabzug ersetzt er nicht, denn dafür braucht es eine Rechnung des Lieferanten nach §§ 14, 14a UStG. Das ist keine Rechtsberatung.

Aufbewahren: wie lange Eingangsrechnungen bleiben

Jede Eingangsrechnung bewahrst du nach § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die Rechnung muss in dieser Zeit echt, unverändert und lesbar bleiben.

Was das heißt, hängt von der Form ab. Papier legst du ab oder scannst es; ob du das Original nach dem Scannen vernichten darfst, ist eine eigene Frage, die der Ratgeber Belege scannen behandelt. Ein PDF speicherst du so, wie es kam. Bei einer E-Rechnung muss laut BMF zumindest die XML-Datei in ihrer ursprünglichen Form erhalten bleiben (FAQ Frage 13). Ein Ausdruck ersetzt sie nicht. Das ist keine Rechtsberatung.

Beispiel Kanzlei

Die Beispiele hier habe ich mir ausgedacht, sie beschreiben keinen bestimmten Betrieb. Eine Anwaltskanzlei mit drei Anwälten bekommt im Monat Rechnungen für Miete, Telefon, Kanzleisoftware, Fachliteratur und Reisekosten. Die Rechnungen kommen an drei Adressen: die allgemeine Kanzleiadresse, die Adressen der Anwälte und das Kundenkonto beim Buchhändler.

Gezahlt wird pünktlich, die Lastschriften laufen von selbst. Was fehlt, merkt die Kanzlei erst, als der Steuerberater nach dem Quartal eine Liste mit Abbuchungen ohne Beleg schickt. Seitdem gleicht die Bürovorsteherin jeden Freitag den Kontoauszug gegen die abgelegten Rechnungen ab, bevor die Unterlagen zum Monatsende in die Kanzlei des Steuerberaters gehen. Die Liste von dort wird kürzer, weil die Lücken vorher auffallen.

Beispiel Großhandel

Ein Getränkegroßhandel kauft bei rund zwanzig Brauereien und Abfüllern ein. Jede Lieferung kommt mit Lieferschein, die Rechnung folgt getrennt, manche als E-Rechnung, manche als PDF, einige noch auf Papier. Der Einkäufer gibt Rechnungen frei, wenn sie zum Lieferschein passen.

Der heikle Punkt liegt bei den Gutschriften für Leergut. Sie kommen als eigene Belege und verringern spätere Zahlungen. Wird eine Gutschrift nicht abgelegt, passt die nächste Abbuchung nicht mehr zur Rechnung. Der Großhandel legt Gutschriften deshalb neben die Rechnung, die sie mindern, und prüft beim Abgleich mit dem Kontoauszug beide zusammen.

Beispiel Kfz-Betrieb

Ein Karosserie- und Lackierbetrieb bekommt Rechnungen für Lack und Material, für Ersatzteile, für die Entsorgung und für Fremdleistungen wie die Achsvermessung beim Nachbarbetrieb. Ein Teil der Teilerechnungen liegt nur im Händlerportal. Der Meister lädt sie herunter, wenn er Zeit hat.

Der Betrieb legt fest, dass jede Rechnung vor der Zahlung zum Auftrag passen muss, für den das Teil bestellt war. Die Auftragsnummer wird auf der Rechnung vermerkt oder in den Dateinamen geschrieben. So kann die Buchhaltung später ohne Rückfrage zuordnen, und eine Teilerechnung ohne Auftrag fällt sofort auf.

Wo eine Belegstrecke beim Abgleich hilft

Den Abgleich zwischen Kontoauszug und Eingangsrechnungen kann eine Belegstrecke übernehmen, wie ich sie baue. Sie sammelt jede Woche die Rechnungen aus deinem Postfach und den Portalen deiner Lieferanten und gibt sie an deine Buchhaltungssoftware, soweit diese Belege annimmt; wie dein Programm das tut, klärt der AI-Ready-Check. Mit dem Kontoauszug als Datei hält sie jede belegpflichtige Abbuchung gegen die vorhandenen Belege. Fehlt eine Rechnung oder liegt eine doppelt, steht es auf einer kurzen Liste.

Die Prüfung, ob eine Leistung stimmt, und die Freigabe bleiben bei dir. Buchen und kontieren macht weiter, wer es heute macht. Wie viel davon bei dir automatisch laufen kann, zeigt der Beleg-Check. Wie der Weg der Belege bis zum Steuerberater insgesamt aussieht, steht im Ratgeber vorbereitende Buchhaltung.