Vorkontierung: was du vorbereitest und was die Kanzlei entscheidet

Vorkontierung klingt nach Fachwissen aus der Kanzlei: Kontenrahmen, Steuerschlüssel, Buchungstext. Manche Betriebe lassen deshalb ganz die Finger davon, andere schreiben Kontonummern auf Belege, ohne zu wissen, ob die Kanzlei damit überhaupt arbeitet. Der wertvollste Teil der Vorkontierung steckt aber nicht im Kontenrahmen, sondern im Wissen über den Anlass einer Ausgabe. Hier steht, was Vorkontierung ist, wer sie machen darf, welche Angaben wirklich helfen und was KI dabei leisten kann. Rechtsstand 30. Oktober 2026. Das ist keine Rechtsberatung.

Was Vorkontierung ist

Vorkontierung ist die Zuordnung eines Belegs zu einem Konto, bevor er gebucht wird. Klassisch steht auf dem Papierbeleg ein Stempel mit Feldern für Konto und Gegenkonto, Steuerschlüssel, Kostenstelle und Kürzel. Digital ist es ein Datensatz, der mit dem Beleg verbunden ist.

Die GoBD beschreiben diesen Teil in Randziffer 63 und 64. Empfangene oder abgesandte Geschäftsbriefe erhalten erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung die Funktion eines Buchungsbelegs. Zur Belegfunktion gehören Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum. Beim elektronischen Beleg geht das auch über einen verknüpften Datensatz, etwa per Index oder Barcode. Das ist keine Rechtsberatung.

Vorkontierung und Kontierung: der Unterschied

Kontieren ist die Entscheidung, auf welches Konto ein Geschäftsvorfall gebucht wird. Vorkontieren ist dieselbe Zuordnung als Vorschlag, bevor jemand bucht. Wer bucht, prüft den Vorschlag und übernimmt oder ändert ihn.

Im Alltag verschwimmt die Grenze. Eine Vorkontierung, die die Kanzlei unverändert übernimmt, ist im Ergebnis die Kontierung. Für die Rechtslage spielt der Name keine Rolle: Das Steuerberatungsgesetz nennt in § 2 nur das Kontieren von Belegen und kennt keine eigene Regel für die Vorkontierung. Das wird wichtig, sobald es um die Frage geht, wer diese Arbeit für dich übernehmen darf. Das ist keine Rechtsberatung.

Was der Betrieb weiß und die Kanzlei nicht

Die Kanzlei kennt den Kontenrahmen besser als jeder Betrieb. Sie weiß aber nicht, wofür eine Ausgabe war. Eine Rechnung vom Baumarkt kann Material für eine Kundenbaustelle sein, Werkzeug für die Werkstatt, eine Reparatur am eigenen Gebäude oder ein privater Einkauf mit der Firmenkarte. Auf dem Beleg sieht das gleich aus.

Deshalb kann die nützlichste Vorkontierung statt einer Kontonummer ein kurzer Vermerk zum Anlass sein: „Material Baustelle [Kunde]“, „Werkzeug, bleibt im Betrieb“, „privat, wird erstattet“. Mit diesem Vermerk kann die Kanzlei richtig kontieren. Ohne ihn rät sie oder fragt nach, und die Antwort muss dann jemand geben, der sich Wochen später an einen einzelnen Einkauf erinnern soll.

Vier Angaben für jeden Beleg

Eine Vorkontierung, die der Kanzlei hilft, trägt vier Angaben:

1. Betrieblich oder privat. Bucht die Kanzlei nur periodenweise, verlangen die GoBD in Randziffer 50 zeitnah eine Zuordnung, mindestens nach betrieblich oder privat. Dazu kommen dort zwei weitere Bedingungen: zeitnahe Grundaufzeichnungen, bei denen die Unterlagen gegen Verlust gesichert sind, und die Gewähr, dass im Einzelfall nichts fehlt.
2. Anlass. Baustelle, Auftrag, Fahrzeug, Objekt oder Mandat.
3. Zahlungsweg. Überweisung, Firmenkarte, bar oder privat ausgelegt. Das hilft beim Abgleich mit Konto oder Kasse.
4. Besonderheit. Anzahlung, Teilrechnung, Gutschrift, Erstattung, oder eine Anschaffung, die länger als ein Jahr genutzt wird.

Für einen Betrieb ohne eigene Buchhaltungskraft ist das ein guter Anfang. Kontonummer und Steuerschlüssel ergänzt, wer bucht. Hat dein Betrieb eine Buchhalterin, kann die Vorkontierung weiter gehen, abgestimmt mit der Kanzlei und ihrem Kontenrahmen. Das ist keine Rechtsberatung.

Mit der Kanzlei abstimmen, bevor du anfängst

Bevor im Betrieb jemand Belege vorkontiert, lohnt ein kurzes Gespräch mit der Kanzlei. Drei Fragen klären fast alles. Welche Angaben je Beleg braucht sie wirklich, und welche ignoriert sie ohnehin? Wo sollen die Angaben stehen: auf dem Beleg, in einem Feld der Buchhaltungssoftware oder in einer Liste zum Monatsende? Und wer gibt Bescheid, wenn ein Vermerk unklar ist?

Das Ergebnis passt auf eine halbe Seite und gehört zu den Arbeitsanweisungen deines Betriebs. Ändert die Kanzlei später ihren Ablauf oder wechselst du die Software, passt du die Seite an. So vorkontieren alle im Betrieb gleich, und die Kanzlei muss sich nicht an die Handschrift jedes Einzelnen gewöhnen.

Vorkontierung: wer sie machen darf

Für deinen eigenen Betrieb darfst du vorkontieren, so viel du willst. Das Steuerberatungsgesetz regelt die Hilfeleistung in fremden Angelegenheiten. Nach § 2 Abs. 2 StBerG ist eine solche Tätigkeit Hilfeleistung in Steuersachen, sobald sie eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert.

Für Dritte zieht das Gesetz eine Linie. § 2 Abs. 3 StBerG nimmt mechanische Arbeitsgänge beim Führen von Büchern aus der Hilfeleistung in Steuersachen heraus. Satz 2 schließt zwei Tätigkeiten von dieser Ausnahme aus: das Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen. Wer für andere kontiert, auch unter dem Namen Vorkontierung, sollte deshalb vorher klären, ob er befugt ist. Für das Buchen laufender Geschäftsvorfälle hebt § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG das Verbot auf, wenn die Verantwortung bei jemandem liegt, der nach bestandener kaufmännischer Abschlussprüfung oder vergleichbarer Vorbildung drei Jahre oder länger praktisch in der Buchhaltung gearbeitet hat, mit mindestens 16 Stunden pro Woche. Das ist keine Rechtsberatung.

Vorkontierung auf dem Beleg oder im Datensatz

Auf Papier steht die Vorkontierung als Stempel oder handschriftlich auf dem Beleg. Dann gehört sie zum Beleg und muss beim Scannen mit erfasst werden. Wird ein Beleg erst gescannt und danach auf Papier vorkontiert, fehlt der Vermerk im Scan. Randziffer 139 der GoBD verlangt dann einen erneuten Scan mit Bezug zur ersten Fassung. Mehr dazu im Ratgeber Belege scannen.

Digital hängt die Vorkontierung als Datensatz am Beleg, so sieht es Randziffer 64 ausdrücklich vor. Die Datei selbst bleibt unverändert. Vorsicht bei E-Rechnungen: Wer Buchungsvermerke in den lesbaren PDF-Teil einer hybriden E-Rechnung schreibt, muss diesen Teil nach Randziffer 119 zusätzlich aufbewahren. Wie eine Eingangsrechnung bis zur Buchung läuft, steht im Nachbarthema. Das ist keine Rechtsberatung.

Vorkontierung mit einem KI-Vorschlag

Manche Buchhaltungsprogramme schlagen Konten vor, etwa auf Grundlage früherer Buchungen desselben Lieferanten. Das passt, solange ein Lieferant immer dasselbe liefert. Es stößt an seine Grenze, wo der Anlass entscheidet: beim Baumarkt, beim Onlinehändler, beim Großhändler, der Material und Werkzeug in einer Rechnung liefert.

Ein KI-Vorschlag ist deshalb ein Entwurf, keine Entscheidung. Er ersetzt weder die Prüfung durch die Person, die bucht, noch die Angabe zum Anlass, die nur der Betrieb kennt. Wer KI für Vorschläge einsetzt, legt fest, wer jeden Vorschlag ansieht, bevor gebucht wird. Wer die Vorschläge erzeugt und wer sie freigibt, klärst du vorab mit deiner Kanzlei.

Beispiele aus drei Branchen

Die drei Fälle sind gedanklich durchgespielt und nicht aus echten Betrieben übernommen.

• Kfz-Werkstatt: Teilerechnungen kommen aus dem Portal des Teilehändlers. Steht bei der Bestellung die Nummer des Werkstattauftrags dabei, ist die wichtigste Vorkontierung schon erledigt. Getrennt vermerkt wird, was auf Vorrat gekauft wurde, etwa Öl für das Lager.
• Kanzlei: Fachliteratur, Software und Fortbildungen sind allgemeiner Kanzleibedarf. Reisekosten zu einem Gerichtstermin tragen das Aktenzeichen, damit klar ist, zu welchem Mandat sie gehören.
• Großhandel: Die Unterscheidung zwischen Ware zum Weiterverkauf und Betriebsbedarf ist die wichtigste Angabe. Gutschriften für Retouren bekommen den Vermerk „Gutschrift zu Rechnung [Nummer]“, damit sie nicht wie eine neue Ausgabe aussehen.

Typische Fehler bei der Vorkontierung

• Fremder Kontenrahmen. Kontonummern aus einer Vorlage, die nicht zum Kontenrahmen der Kanzlei passen.
• Privatausgaben ohne Vermerk. Die Firmenkarte zahlt, der Beleg sagt nichts.
• Gutschrift als Ausgabe. Sie gehört auf die andere Seite.
• Anschaffung als Material. Was länger genutzt wird, kann die Kanzlei anders buchen als Verbrauchsmaterial.
• Vermerk nach dem Scan. Er steht nur auf dem Papier, nicht in der Ablage.
• KI-Vorschläge ungeprüft übernommen. Der Vorschlag wird zur Buchung, ohne dass jemand hingesehen hat.
• Unklare Zuständigkeit. Niemand weiß, wer am Ende entscheidet, Betrieb oder Kanzlei.

Wo die Belegstrecke aufhört

Die Belegstrecke, die ich aufbaue, kontiert nicht, auch nicht vor. Sie sorgt einmal pro Woche dafür, dass der Beleg überhaupt da ist: eingesammelt aus Mail und Portalen, weitergegeben an deine Buchhaltungssoftware, soweit sie Belege digital annimmt, und gegen den Kontoauszug abgeglichen, wenn er als Datei vorliegt. Bei DATEV Unternehmen online läuft die Übergabe über die Kanzlei, andere Programme prüfen wir im AI-Ready-Check. Die Zuordnung bleibt bei dir und deinem Steuerberater. Das ist Absicht: Eine Vorkontierung auf einem lückenhaften Stapel hilft wenig, ein vollständiger Stapel mit Anlass hilft jeder Kanzlei. Wie das mit Belege digitalisieren und dem Eigenbeleg zusammenhängt, zeigt die Übersicht zur vorbereitenden Buchhaltung. Ob das zu deinem Betrieb passt, klären wir im Gespräch.