Eine Rechnung kann formal einwandfrei sein und trotzdem eine Leistung berechnen, die nie geliefert wurde. Eine andere stimmt inhaltlich, aber es fehlt die Steuernummer. Der erste Fehler kostet dich den ganzen Betrag, der zweite eine Rückfrage beim Lieferanten. Deshalb gehört die Reihenfolge so: erst die Leistung, dann die Form. Dieser Ratgeber zeigt beide Schritte, die Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz, was bei der E-Rechnung anders ist und was du tust, wenn eine Rechnung nicht stimmt. Alle Angaben haben den Stand vom 30. Oktober 2026. Das ist keine Rechtsberatung.
Was Rechnungsprüfung heißt
Rechnungsprüfung ist der Schritt zwischen Eingang und Zahlung. Jede Rechnung, die dein Unternehmen erhält, wird darauf geprüft, ob sie bezahlt werden soll und ob sie als Beleg taugt. Dazu gehören drei Fragen: Wurde geliefert oder geleistet, was berechnet ist? Stimmen die Zahlen? Stehen alle Angaben darauf, die das Gesetz verlangt?
Die ersten beiden Fragen nennt man sachliche und rechnerische Prüfung, die dritte die formale. Wo die Prüfung im Ablauf einer Eingangsrechnung steht, beschreibt der eigene Ratgeber dazu. Hier geht es um die Prüfung selbst. Wer prüft, braucht dafür zwei Dinge: die Rechnung und die Unterlagen, gegen die sie geprüft wird, also Bestellung, Auftrag, Lieferschein oder Stundenzettel.
Erst die Leistung, dann die Form
Naheliegend ist es, zuerst die Pflichtangaben abzuhaken, weil das schnell geht und sich an einer Liste entlang erledigen lässt. Ich halte die umgekehrte Reihenfolge für richtig. Ein Formfehler lässt sich berichtigen: Der Lieferant schickt eine korrigierte Fassung, und der Vorsteuerabzug ist unter den übrigen Voraussetzungen wieder möglich. Das ist keine Rechtsberatung. Eine bezahlte Rechnung für eine Leistung, die nie kam, bekommst du deutlich schwerer zurück.
Dazu kommt eine zweite Überlegung. Mit der E-Rechnung übernehmen Programme einen Teil der formalen Prüfung, denn sie können Felder auslesen und auf Lücken hinweisen. Ob der Fliesenleger wirklich drei Tage auf der Baustelle war, weiß dagegen kein Programm. Die Zeit, die du sparst, gehört in die sachliche Prüfung.
Sachliche Rechnungsprüfung: kam die Leistung?
Die sachliche Prüfung beantwortet eine Frage: Ist das, was berechnet wird, so bestellt und so geliefert worden? Dafür legst du die Rechnung neben die Unterlage, die die Leistung belegt. Bei Material ist das der Lieferschein, bei Dienstleistungen der Auftrag oder der Stundenzettel, bei Abos der Vertrag.
Prüfen kann das nur jemand, der die Leistung kennt: der Einkäufer, der Bauleiter, die Pflegedienstleitung, der Meister. Das Büro sammelt die Rechnung ein, gibt sie an die richtige Person und bekommt sie mit einem Vermerk zurück, etwa „Leistung erhalten, in Ordnung“ mit Kürzel und Datum. Fehlt die Unterlage, wird nicht bezahlt, sondern nachgefragt.
Rechnerische Rechnungsprüfung: Menge, Preis, Summe
Bei der rechnerischen Prüfung geht es um Zahlen. Stimmt die Menge mit dem Lieferschein überein? Entspricht der Einzelpreis dem Angebot oder der Preisliste? Sind vereinbarte Rabatte abgezogen? Stimmen Zwischensummen, Steuerbetrag und Endbetrag? Ist der richtige Steuersatz angewendet?
Hier helfen Programme, denn Rechnen ist ihre Stärke. Eine E-Rechnung bringt die Zahlen als Daten mit, und ein Programm kann sie gegen Bestellungen halten, wenn es dafür eingerichtet ist. Bei Papier und PDF rechnet ein Mensch nach. Lohnend ist die Prüfung vor allem bei Rechnungen mit vielen Positionen und bei Lieferanten, deren Preise sich ändern.
Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
Was auf eine Rechnung gehört, regelt § 14 Abs. 4 UStG:
- vollständiger Name und Anschrift des Lieferanten und des Empfängers,
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten,
- Ausstellungsdatum,
- fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer,
- Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung,
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung,
- Entgelt, nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt, samt vorab vereinbarter Minderungen,
- Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung,
- in bestimmten Fällen ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers,
- bei einer Rechnung, die der Empfänger selbst ausstellt, das Wort „Gutschrift“.
Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto reichen nach § 33 UStDV weniger Angaben. Das ist keine Rechtsberatung.
Rechnungsprüfung bei der E-Rechnung
Bei der E-Rechnung gelten dieselben Pflichtangaben, aber sie müssen an der richtigen Stelle stehen. Laut den FAQ des Bundesfinanzministeriums gehören alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben in den strukturierten Teil. Ein Verweis auf eine angehängte Anlage genügt nicht (Frage 7a, Stand Oktober 2026). Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD gilt bei Abweichungen der Datenteil, nicht das Bild (Frage 12a).
Für die Prüfung heißt das: Schau dir die Rechnung im Viewer an, nicht nur das mitgeschickte PDF. Welche Felder welcher Pflichtangabe entsprechen, zeigt die Zuordnungstabelle der KoSIT. Eine technische Validierung ist laut BMF keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, aber sinnvoll (Frage 7). Was du für den Empfang brauchst, steht im Ratgeber E-Rechnung empfangen. Das ist keine Rechtsberatung.
Doppelte Rechnungen früh erkennen
Eine Rechnung kann zweimal ankommen: per Mail und noch einmal als Download aus dem Portal, als Original und als Kopie mit der Zahlungserinnerung, an zwei Adressen im Betrieb. Wer beide prüft und freigibt, zahlt doppelt.
Das sicherste Merkmal ist die Rechnungsnummer zusammen mit dem Lieferanten. Nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG vergibt der Lieferant jede Nummer nur einmal. Das ist keine Rechtsberatung. Taucht dieselbe Nummer vom selben Lieferanten zweimal auf, ist eine davon zu viel. Ein Großhandel mit vielen Bestellungen beim selben Lieferanten sieht das am schnellsten in einer Liste, die nach Lieferant und Nummer sortiert ist. Je weniger Eingänge es gibt, desto seltener kommen Doppel vor. Wie du den Eingang bündelst, steht im Ratgeber Rechnungseingang.
Geänderte Bankverbindung: erst anrufen
Ein Punkt gehört in jede Prüfung, obwohl er in keinem Gesetz steht: die Bankverbindung. Steht auf einer Rechnung plötzlich eine andere IBAN als bisher, oder kommt eine Mail, die eine neue Kontoverbindung ankündigt, wird nicht überwiesen. Erst rufst du beim Lieferanten an, und zwar unter der Nummer, die du schon kennst, nicht unter der aus der Mail.
Das kostet zwei Minuten und schützt vor dem Fall, dass eine echte Rechnung abgefangen und mit fremder Kontoverbindung weitergeschickt wird. Eine E-Rechnung schützt davor nicht von selbst, denn auch die Bankdaten darin lassen sich ändern. Wer im Betrieb Überweisungen freigibt, sollte diese Regel kennen.
Der Prüfpfad nach § 14 Abs. 3 UStG
Das Gesetz verlangt, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit einer Rechnung gewährleistet sind. Wie du das machst, legst du nach § 14 Abs. 3 UStG selbst fest. Das Gesetz nennt dafür innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen.
Die zwei Schritte auf dieser Seite sind genau so ein Verfahren, wenn du sie festhältst: Wer hat die Leistung bestätigt, wer die Zahlen geprüft, wann wurde freigegeben? Ein Kürzel mit Datum auf jeder Rechnung oder ein Vermerk im Programm reicht. Wichtig ist, dass der Weg auch in drei Jahren noch nachvollziehbar ist. Das ist keine Rechtsberatung.
Wenn die Rechnung nicht stimmt
Stimmt etwas nicht, änderst du die Rechnung nicht selbst und streichst auch nichts durch. Du forderst beim Lieferanten eine Berichtigung an. Nach § 31 Abs. 5 UStDV reicht dafür ein Dokument, das sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht und nur die fehlenden oder falschen Angaben enthält. Für dieses Dokument gelten dieselben Anforderungen wie für die Rechnung. Ist für den Lieferanten die E-Rechnung schon Pflicht, kommt auch die Berichtigung als E-Rechnung (BMF, Frage 7b).
Die Berichtigung ist mehr als Ordnung, denn der Vorsteuerabzug setzt nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus. Ab wann welcher Lieferant E-Rechnungen schicken muss, steht im Ratgeber E-Rechnung Pflicht. Das ist keine Rechtsberatung.
Beispiel Hausverwaltung
Beide Beispiele sind frei erfunden und beschreiben keinen bestimmten Betrieb. Eine Hausverwaltung beauftragt einen Sanitärbetrieb mit einer Rohrreinigung. Die Rechnung kommt mit drei Stunden Arbeitszeit und Anfahrt. Der Hausmeister des Objekts hat aber notiert, dass der Monteur eine Stunde da war.
Die Verwaltung bezahlt nicht, sondern fragt nach. Es stellt sich heraus, dass zwei Einsätze in verschiedenen Häusern auf einer Rechnung gelandet sind. Der Betrieb schickt zwei getrennte Rechnungen. Ohne die Notiz des Hausmeisters wäre die Rechnung durchgegangen, und die Kosten wären im falschen Objekt gelandet.
Beispiel Kfz-Werkstatt
Eine Werkstatt bekommt mehrmals am Tag Teile vom Händler, jede Lieferung mit Lieferschein. Abgerechnet wird am Monatsende mit einer Sammelrechnung, die alle Lieferungen aufführt. Das ist zulässig: Als Leistungszeitpunkt darf nach § 31 Abs. 4 UStDV der Kalendermonat stehen. Das ist keine Rechtsberatung.
Die Werkstatt prüft die Sammelrechnung gegen die Lieferscheine und gegen die Rückgaben. Ein zurückgeschicktes Teil, dessen Gutschrift fehlt, fällt so auf, bevor die Rechnung bezahlt ist. Damit der Steuerberater später weiß, welche Positionen zu welchem Auftrag gehören, vermerkt die Werkstatt die Auftragsnummern. Wie so ein Vermerk aussieht, steht im Ratgeber Vorkontierung.
Rechnungsprüfung mit unserer Unterstützung
Die sachliche Prüfung kann dir kein Programm abnehmen, denn dafür muss jemand wissen, was geliefert wurde. Bei einem Teil der Arbeit drum herum kann eine Belegstrecke helfen, wie ich sie baue. Sie sammelt die Rechnungen jede Woche aus Postfach und Portalen und legt sie in deine Buchhaltungssoftware, sofern diese Belege so annimmt; das klären wir im AI-Ready-Check. Mit dem Kontoauszug als Datei vergleicht sie jede belegpflichtige Abbuchung mit den Belegen. So fallen doppelte Rechnungen und Zahlungen ohne Beleg auf.
Prüfen und freigeben bleibt bei dir, auch mit Strecke. Wie viel bei deinen Belegen automatisch laufen kann, zeigt der Beleg-Check.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen sachlicher und rechnerischer Rechnungsprüfung?
Die sachliche Prüfung fragt, ob die Leistung so erbracht wurde, wie sie berechnet ist: bestellt, geliefert, in Ordnung. Die rechnerische Prüfung fragt, ob die Zahlen stimmen: Menge mal Preis, Rabatte, Zwischensummen, Steuer und Endbetrag. Beide gehören vor die Zahlung. Die sachliche Prüfung kann nur jemand machen, der die Leistung kennt, die rechnerische auch das Büro.
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?
Nach § 14 Abs. 4 UStG: vollständiger Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung. In Sonderfällen kommen ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht oder das Wort „Gutschrift“ dazu. Für Kleinbeträge bis 250 Euro gilt § 33 UStDV.
Was mache ich, wenn eine Rechnung fehlerhaft ist?
Fordere beim Lieferanten eine Berichtigung an, statt die Rechnung selbst zu ändern. Das Berichtigungsdokument muss sich nach § 31 Abs. 5 UStDV spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen, nur die fehlenden oder falschen Angaben sind nötig. Es muss dieselben Anforderungen an Form und Inhalt erfüllen wie eine Rechnung. Ist eine E-Rechnung Pflicht, kommt auch die Berichtigung als E-Rechnung.
Muss ich eine E-Rechnung technisch validieren?
Nein, Pflicht ist das nicht. Laut Bundesfinanzministerium ist eine Validierung keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, etwa für den Vorsteuerabzug. Sie kann aber auf fehlende oder unlogische Pflichtangaben hinweisen und gilt dem BMF deshalb als sinnvoll. Eine Validierung prüft nur die Form. Ob die Leistung geliefert wurde, prüfst weiter du.
Quellen
- Umsatzsteuergesetz, § 14 Ausstellung von Rechnungen, abgerufen am
- Umsatzsteuergesetz, § 15 Vorsteuerabzug, abgerufen am
- Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 31 Angaben in der Rechnung, abgerufen am
- Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 33 Rechnungen über Kleinbeträge, abgerufen am
- Bundesfinanzministerium, Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (Stand Oktober 2026), abgerufen am
- KoSIT, Pflichtangaben nach UStG und EN 16931 (Zuordnungstabelle), abgerufen am
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