Eigenbeleg: was tun, wenn im Betrieb ein Beleg fehlt

Wer nach „Eigenbeleg“ sucht, findet vor allem Vorlagen für Selbstständige, die eine einzelne Quittung verloren haben. Im Betrieb mit Mitarbeitern sieht das Problem anders aus. Belege entstehen bei Leuten, die unterwegs sind: am Tresen des Baustoffhändlers, an der Tankstelle, am Parkautomaten vor dem Haus eines Pflegekunden. Ob ein Beleg im Büro ankommt, hängt dann nicht mehr an dir allein. Hier steht, was ein Eigenbeleg ist, was draufgehört, wo seine Grenzen liegen und wie du im Betrieb dafür sorgst, dass er die Ausnahme bleibt. Rechtsstand 30. Oktober 2026. Das ist keine Rechtsberatung.

Was ein Eigenbeleg ist

Ein Eigenbeleg ist ein Schriftstück, das du selbst über eine Ausgabe ausstellst. Er tritt an die Stelle des Fremdbelegs, also der Rechnung oder Quittung, die normalerweise vom Geschäftspartner kommt. Grundlage ist Randziffer 61 der GoBD: Jeder Geschäftsvorfall ist zu belegen, und ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Das ist keine Rechtsberatung.

Wichtig ist das Wort „muss“. Der Eigenbeleg ist kein Entgegenkommen des Finanzamts, sondern die Pflicht, eine Lücke zu dokumentieren, statt sie offen zu lassen. Meine Einschätzung: Er überzeugt weniger als ein Fremdbeleg, weil er von derselben Seite stammt, die die Ausgabe geltend macht. Sein Wert hängt deshalb an der Sorgfalt, mit der er ausgefüllt ist. Eine ausfüllbare Vorlage findest du weiter unten im Abschnitt mit dem Muster. Das ist keine Rechtsberatung.

Wann ein Eigenbeleg nötig ist

Im Alltag kommen drei Fälle vor:

• Es gab nie einen Beleg. Der Parkautomat druckt keine Quittung, die Münzwaschanlage auch nicht.
• Der Beleg ist verloren oder unbrauchbar. Der Kassenbon ist im Regen aufgeweicht, das Thermopapier ist verblasst, die Quittung liegt im Container auf der Baustelle.
• Der Verkäufer stellt keinen aus. Eine Privatperson verkauft dem Betrieb eine gebrauchte Leiter und schreibt nichts auf.

Nicht dazu gehört der Fall, dass niemand Lust hat, eine Rechnung im Lieferantenportal herauszusuchen. Die GoBD sprechen vom Eigenbeleg, wenn kein Fremdbeleg vorhanden ist. Solange einer zu bekommen ist, ist er der bessere Weg. Das ist keine Rechtsberatung.

Erst beim Verkäufer nach einer Kopie fragen

Bevor du einen Eigenbeleg schreibst, lohnt sich ein Anruf oder eine Mail beim Geschäftspartner. Frag, ob er eine Rechnung oder einen Kassenbeleg nachdrucken kann, und nenne dazu Datum, ungefähre Uhrzeit, Filiale und Zahlungsart. Bei Kartenzahlung grenzt die Abbuchung auf dem Kontoauszug den Einkauf ein. Lieferanten mit Kundenkonto stellen die Rechnung oft im Portal bereit.

Eine Kopie vom Aussteller ist wieder ein Fremdbeleg und damit mehr wert als jeder Eigenbeleg. Bei Beträgen mit Umsatzsteuer kommt etwas hinzu: Nur mit einer Rechnung kannst du die Vorsteuer abziehen. Die Nachfrage lohnt sich also vor allem bei größeren Beträgen und bei Händlern, bei denen der Betrieb regelmäßig einkauft.

Was auf einen Eigenbeleg gehört

Ein amtliches Formular für den Eigenbeleg gibt es nicht. Die GoBD führen in Randziffer 77 aber Angaben auf, die ein Buchungsbeleg tragen muss oder soll: eine eindeutige Belegnummer, das Belegdatum, den Betrag, soweit üblich Aussteller und Empfänger und, soweit vorhanden, den verantwortlichen Aussteller. Randziffer 79 nennt zusätzlich die Zahlungsart. Das ist keine Rechtsberatung. Für einen Eigenbeleg ergänzt du, was der fehlende Fremdbeleg sonst erzählt hätte:

Muster: Eigenbeleg zum Abschreiben

Ein ausgedachtes Beispiel aus einem ambulanten Pflegedienst. Die Werte in eckigen Klammern setzt du ein:

Statt des Namens reicht ein Kürzel aus der Tourenplanung. Dann steht im Belegordner nicht, wer gepflegt wird. Die Nummer mit eigenem Präfix sorgt dafür, dass Eigenbelege im Ordner sofort zu erkennen und zu zählen sind.

Eigenbeleg und Vorsteuer

Hier liegt die wichtigste Grenze. Nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG setzt der Vorsteuerabzug voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt. Einen Eigenbeleg stellst du dir selbst aus, er ist keine solche Rechnung. Die Umsatzsteuer, die im Preis steckte, kannst du mit ihm nicht abziehen. Für die Ausgabe selbst dokumentiert er den Vorgang, für die Vorsteuer reicht er nicht.

Deshalb lohnt es sich, kleine Kassenbons gut aufzuheben. Eine Rechnung bis 250 Euro Gesamtbetrag braucht nach § 33 UStDV nur wenige Angaben: Name und Anschrift des Verkäufers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuer in einer Summe mit dem Steuersatz. Trägt ein Bon diese Angaben, ist der Vorsteuerabzug nach § 35 Abs. 1 UStDV möglich. Geht er verloren, bleibt nur der Eigenbeleg, und der ersetzt die Rechnung für die Vorsteuer nicht. Der Weg zurück zur Vorsteuer führt über eine Kopie vom Verkäufer. Das ist keine Rechtsberatung.

Auslagen von Mitarbeitern

In Betrieben mit Team führt ein Weg zum Eigenbeleg über die private Auslage: Ein Mitarbeiter bezahlt mit eigenem Geld und möchte es zurück. Steuerfrei sind nach § 3 Nr. 50 EStG die Beträge, durch die Auslagen des Arbeitnehmers für den Arbeitgeber ersetzt werden. Mehr sagt der Wortlaut dazu nicht. Wie der Nachweis aussehen muss und ob ein Eigenbeleg dafür genügt, klärst du mit deinem Steuerberater. Das ist keine Rechtsberatung.

Für den Ablauf im Betrieb hilft eine Hausregel: Erstattet wird gegen Beleg. Fehlt der Bon, füllt der Mitarbeiter einen Eigenbeleg aus, und jemand im Büro gibt ihn frei. Erstattung also nur mit Fremdbeleg oder freigegebenem Eigenbeleg, beides innerhalb einer festen Frist nach dem Einkauf. Dann wartet niemand wochenlang auf sein Geld, und das Büro muss keine alten Einkäufe rekonstruieren.

Wer im Betrieb ausstellt und freigibt

Wer einen Eigenbeleg schreibt und wer ihn freigibt, regelst du im Betrieb selbst. Im Kleinstbetrieb stellt der Inhaber ihn aus und zeichnet ihn auch ab. Sobald jemand im Büro arbeitet, lohnt sich das Vier-Augen-Prinzip: Wer bezahlt hat, füllt aus. Wer im Büro sitzt, gleicht gegen Konto oder Kasse ab und gibt frei.

Halte die Regel schriftlich fest, auf einer halben Seite: wer ausstellen darf, wer freigibt, bis wann ein Eigenbeleg im Büro sein muss und wo die Vorlage liegt. Das klärt Fragen, bevor sie entstehen, und hilft auch neuen Mitarbeitern, die zum ersten Mal einen Bon verlieren.

Wenn die Ausnahme zur Regel wird

Ein einzelner Eigenbeleg ist normal. Viele sind ein Zeichen, dass ein Belegweg im Betrieb nicht funktioniert. Schau, woher sie kommen: immer derselbe Mitarbeiter, dieselbe Tankstelle, dasselbe Fahrzeug? Dann liegt die Lösung nicht in einem besseren Formular, sondern im Ablauf davor.

Mögliche Hebel: eine Tankkarte statt Bargeld, ein Kundenkonto bei dem Händler, bei dem ohnehin regelmäßig eingekauft wird, eine Belegbox in jedem Fahrzeug, die Gewohnheit, den Bon noch an der Kasse zu fotografieren. Eine Zahl, ab der es zu viele Eigenbelege sind, gibt es nicht. Ein brauchbarer Maßstab ist der eigene Verlauf: Steigt die Zahl von Monat zu Monat, stimmt etwas am Belegweg nicht.

Beispiele aus drei Branchen

Die drei Fälle sind ausgedacht und stehen für keinen bestimmten Betrieb.

• Kfz-Werkstatt: Ein Geselle holt beim Teilehändler um die Ecke Kleinteile gegen Bargeld, der Bon geht mit dem Overall in die Wäsche. Erst beim Händler nachfragen, ob er den Verkauf in seiner Kasse findet. Gelingt das nicht, trägt der Eigenbeleg die Auftragsnummer des Kundenfahrzeugs als Anlass.
• Großhandel: Ein Fahrer zahlt unterwegs eine Waschanlage mit Münzen, der Automat gibt keine Quittung. Der Eigenbeleg nennt Kennzeichen und Tour.
• Kanzlei: Eine Mitarbeiterin parkt für einen Gerichtstermin am Automaten und zahlt bar, eine Quittung kommt nicht. Der Eigenbeleg trägt das Aktenzeichen als Anlass.

Eigenbeleg digital ablegen

Ein Eigenbeleg auf Papier ist ein Papierbeleg wie jeder andere. Du kannst ihn fotografieren oder scannen und digital ablegen, unter den Bedingungen aus dem Ratgeber Belege scannen. Einfacher ist es, ihn gleich digital auszufüllen, als Formular in der Buchhaltungssoftware oder als ausfüllbare Vorlage. Entsteht er elektronisch, bleibt er elektronisch: Nach Randziffer 119 der GoBD dürfen im Unternehmen entstandene elektronische Dokumente nicht mehr ausschließlich ausgedruckt aufbewahrt werden. Als Buchungsbeleg bewahrst du ihn nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre auf. Das ist keine Rechtsberatung.

Der Eigenbeleg kommt in denselben Ordner wie die Fremdbelege, damit er beim Abgleich gegen das Konto nicht als Lücke erscheint. Wie die übrigen Belege digital werden, beschreibt Belege digitalisieren.

Der Platz in der vorbereitenden Arbeit

Der Eigenbeleg ist ein Baustein der vorbereitenden Buchhaltung. Er schließt eine Lücke im Stapel, bevor die Kanzlei danach fragen muss. Seine Angabe zum Anlass hilft beim Buchen, ähnlich wie eine Vorkontierung. Wer den Eigenbeleg zusammen mit den anderen Belegen der Woche übergibt, erspart sich die Sammelaktion am Jahresende.

Bei Rechnungen von Lieferanten gilt eine andere Logik. Fehlt dort eine Pflichtangabe, schreibst du keinen Eigenbeleg, sondern bittest den Lieferanten um eine berichtigte Rechnung, denn ohne ordnungsgemäße Rechnung fehlt dir der Vorsteuerabzug. Welche Angaben eine Rechnung tragen muss, findest du im Ratgeber Rechnungsprüfung. Das ist keine Rechtsberatung.

Wo die Belegstrecke ansetzt

Fällt ein fehlender Beleg erst Wochen später auf, beim Monatsabschluss, ist die Kopie beim Händler schwer zu bekommen, und die Erinnerung an den Anlass ist blass. Die Belegstrecke, die ich aufbaue, holt diesen Moment nach vorn. Mit dem Kontoauszug als Datei prüft sie jede Woche die belegpflichtigen Abbuchungen und setzt jede, zu der nichts vorliegt, auf eine kurze Liste. Du fragst beim Händler nach, solange der Einkauf ein paar Tage her ist, und schreibst einen Eigenbeleg nur noch, wenn es wirklich keinen anderen Weg gibt. Ob das zu deinen Belegen passt, zeigt der Beleg-Check.