E-Rechnung Pflicht: wer wann empfangen und ausstellen muss

Die Jahre 2027 und 2028 und die Umsatzgrenze von 800.000 Euro betreffen nur das Ausstellen. Für das Empfangen gilt die Pflicht seit dem 1. Januar 2025, für jedes inländische Unternehmen. Dieser Ratgeber trennt die beiden Pflichten, nennt die Fristen bis 2028 so, wie sie im Gesetz stehen, und zeigt, wer ausgenommen ist. Stand aller Angaben ist der 30. Oktober 2026. Was du konkret beim Empfang brauchst, steht im Ratgeber E-Rechnung empfangen. Das ist keine Rechtsberatung.

Was die E-Rechnungspflicht genau regelt

Kurz vorweg: Empfangen musst du E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025, ausstellen je nach Umsatz ab 2027 oder ab 2028. Die Grundlage steht in § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG. Leistest du an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, musst du ihm innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen, sofern der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist. Sitzen beide im Inland, muss diese Rechnung eine E-Rechnung sein. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht, nach der europäischen Norm EN 16931 oder in einem vereinbarten Format, aus dem sich alle Pflichtangaben vollständig auslesen lassen.

Daraus ergeben sich zwei Pflichten mit verschiedenen Fristen. Der Absender muss ausstellen, der Empfänger muss empfangen können. Wer beides vermischt, plant entweder zu spät oder zu früh. Das ist keine Rechtsberatung.

Die erste Pflicht: E-Rechnungen empfangen

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine Übergangsfrist gibt es dafür nicht, eine Ausnahme auch nicht. So steht es in Frage 12 der Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums (Stand Oktober 2026). Zu den Unternehmen zählen dabei auch Freiberufler, Vermieter von Wohnungen und Betriebe, die nur steuerfreie Umsätze haben (Frage 3). Das ist keine Rechtsberatung.

Die gute Nachricht: Für den Empfang genügt laut BMF ein E-Mail-Postfach. Die weniger gute: Die Datei, die dann ankommt, will gelesen, geprüft und im Original aufbewahrt werden. Wie das im Betrieb läuft, beschreibt der Ratgeber Rechnungseingang.

Die zweite Pflicht: E-Rechnungen ausstellen

Ausstellen musst du E-Rechnungen, sobald für dich keine Übergangsregel mehr greift. Die Regeln dafür stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Entscheidend ist der Zeitpunkt des Umsatzes, also wann du geliefert oder geleistet hast, nicht das Datum der Rechnung. Gilt für dich eine Übergangsregel, entscheidest du selbst, ob du schon E-Rechnungen schickst oder noch Papier.

Ein PDF zählt dabei nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Du darfst es in der Übergangszeit nur schicken, wenn dein Kunde diesem Format zustimmt. Papier geht ohne Zustimmung. Auf dieser Seite geht es vor allem um die Sicht des Empfängers, denn die Buchhaltung beginnt beim Eingang. Für die eigenen Ausgangsrechnungen klärst du mit deinem Rechnungsprogramm, ab wann es E-Rechnungen erzeugt. Das ist keine Rechtsberatung.

Die Fristen bis 2028 auf einen Blick

Lies jede Zeile mit beiden Daten: wann der Umsatz ausgeführt wurde und bis wann die Rechnung übermittelt sein muss. Erst beides zusammen sagt, ob eine Ausnahme greift. Ein Umsatz aus dem Dezember 2026, der erst im Januar 2027 abgerechnet wird, fällt nach dem Wortlaut unter keine der beiden Papierregeln: Die erste verlangt die Übermittlung bis Ende 2026, die zweite gilt nur für Umsätze aus 2027. Das ist keine Rechtsberatung.

Die 800.000-Euro-Grenze für 2027

Für Umsätze aus dem Jahr 2027 hängt alles am Gesamtumsatz des Absenders im Vorjahr, also 2026. Das Gesetz verweist dafür auf den Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG. Lag er bei höchstens 800.000 Euro, darf der Absender 2027 noch Papier schicken oder, mit Zustimmung, ein PDF. Lag er darüber, muss er ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.

Für dich als Empfänger heißt das: 2027 kommen E-Rechnungen von den größeren Lieferanten, Papier und PDF weiter von den kleineren. Woran erkennst du, wer was darf? Das BMF beruhigt in Frage 12b: Über die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns hinaus musst du nicht recherchieren, solange du nach den Informationen, die dir vorliegen, annehmen konntest, dass der Absender die Übergangsregel nutzen darf. Was du über seine Größe weißt, zählt aber mit. Das ist keine Rechtsberatung.

Für wen die E-Rechnungspflicht nicht gilt

Das BMF zählt in Frage 4 seiner FAQ auf, wann keine E-Rechnung nötig ist. Ganz außen vor bleiben Rechnungen an Privatkunden und Rechnungen über steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa Finanzdienstleistungen oder Wohnungsvermietung. Dort ist eine Rechnung umsatzsteuerlich in der Regel freiwillig.

Eine sonstige Rechnung bleibt außerdem erlaubt bei:

• Kleinbeträgen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV,
• Fahrausweisen, die als Rechnung gelten, nach § 34 UStDV,
• Leistungen von Kleinunternehmern nach § 34a UStDV,
• Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, etwa manche Vereine,
• bestimmten Leistungen an Privatleute im Zusammenhang mit einem Grundstück.

Das ist keine Rechtsberatung.

Kleinunternehmer: empfangen ja, ausstellen nein

Kleinunternehmer stehen auf beiden Seiten der Regel. Ihre eigenen Rechnungen dürfen sie nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung schicken, also ohne strukturiertes Datenformat. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber wie jedes andere Unternehmen seit dem 1. Januar 2025. Das BMF stellt das in Frage 12 ausdrücklich klar.

Für eine Fußpflegepraxis als Kleinunternehmerin heißt das zum Beispiel: Ihre Rechnungen an Kunden bleiben, wie sie sind. Schickt ihr der Lieferant für Behandlungsliegen eine XRechnung, muss sie diese öffnen und im Original aufbewahren können. Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, gilt für ihn ab dann auch die Pflicht zum Ausstellen, sofern keine andere Ausnahme greift. Das ist keine Rechtsberatung.

Barkauf und Kleinbeträge

Auch wer bar bezahlt, bekommt unter Umständen eine E-Rechnung. Das BMF nennt in Frage 10 zwei Beispiele: ein Geschäftsessen im Restaurant und einen Materialeinkauf im Baumarkt. Liegt der Betrag über 250 Euro und kann oder will der Verkäufer keine Übergangsregel nutzen, muss er eine E-Rechnung ausstellen. Als praktischen Weg nennt das BMF, vor Ort einen Kassenbeleg auszugeben und ihn später durch eine E-Rechnung per Mail zu berichtigen.

Für deinen Betrieb heißt das: Wer an der Kasse einkauft, sollte die Rechnungsadresse im Kopf haben oder auf einer Karte dabei. Bis 250 Euro bleibt der Kassenbon eine gültige Kleinbetragsrechnung. Das ist keine Rechtsberatung. Wie du Bons und andere Papierbelege in die Ablage bringst, steht im Ratgeber Belege scannen.

Rechnungen an Behörden folgen eigenen Regeln

Rechnungen an die öffentliche Verwaltung fallen nicht unter die umsatzsteuerliche E-Rechnungspflicht, solange die Behörde nicht als Unternehmer handelt. Dafür gibt es eigene Vorschriften. Für Aufträge des Bundes gilt seit dem 27. November 2020 die E-Rechnungsverordnung. Nach § 3 ERechV müssen Rechnungen elektronisch über ein Verwaltungsportal eingehen, ausgenommen Direktaufträge bis 1.000 Euro.

Für Rechnungen an Bundesbehörden brauchst du außerdem eine Leitweg-ID des Empfängers. Zwischen Unternehmen braucht es sie nicht (BMF, Frage 6). Was für ein Land oder eine Kommune gilt, fragst du beim jeweiligen Auftraggeber. Hinweise für Rechnungen an den Bund bietet e-rechnung-bund.de. Das ist keine Rechtsberatung.

Was bei Verstößen gegen die Pflicht zur E-Rechnung passiert

Für den Absender ist das Bild klarer, als man denkt. Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist es nach dem aktuellen Wortlaut von § 26a UStG keine Ordnungswidrigkeit, wenn jemand trotz Pflicht keine E-Rechnung ausstellt (BMF, Frage 12c). Sein Kunde hat aber einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine E-Rechnung.

Für den Empfänger geht es um den Vorsteuerabzug. Schickt ein Lieferant, der verpflichtet ist, trotzdem ein PDF, ist das laut BMF dem Grunde nach keine ordnungsmäßige Rechnung (Frage 12b). Auswege sind eine nachträgliche E-Rechnung als Berichtigung oder, unter strengem Maßstab, der Nachweis über die übrigen Angaben. Prüf eingehende Rechnungen deshalb auch auf ihr Format. Wie, steht im Ratgeber Rechnungsprüfung. Das ist keine Rechtsberatung.

Drei Beispiele aus dem Mittelstand

Die Beispiele sind erfunden und beschreiben keine bestimmten Betriebe. Ein Großhändler für Sanitärbedarf hatte 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz. Für Lieferungen ab dem 1. Januar 2027 schickt er allen Firmenkunden im Inland E-Rechnungen. Seine Privatkunden am Abholtresen bekommen weiter einen Beleg auf Papier.

Eine Steuerkanzlei mit vier Leuten liegt unter der Grenze. Sie darf ihren Mandanten mit Betrieb 2027 noch Papier oder, mit Zustimmung, ein PDF schicken. Empfangen muss sie E-Rechnungen schon jetzt, etwa vom Anbieter ihrer Kanzleisoftware.

Ein ambulanter Pflegedienst muss als Unternehmen ebenfalls empfangen können, zum Beispiel die Rechnung des Autohauses für die Leasingfahrzeuge. Ob er selbst E-Rechnungen ausstellen muss, hängt davon ab, an wen er leistet und ob die Leistung steuerfrei ist. Das klärt er mit seinem Steuerberater.

Was du bis Ende 2026 erledigen solltest

Bis zum Jahreswechsel bleibt Zeit für fünf Punkte:

1. Eine Rechnungsadresse festlegen und allen Lieferanten mitteilen.
2. Einen Viewer bereitstellen, damit jede XRechnung lesbar ist.
3. Eine Ablage für Originaldateien einrichten, in der XML-Dateien unverändert liegen.
4. Lieferanten fragen, ob sie ab 2027 E-Rechnungen schicken.
5. Den Weg zum Steuerberater klären, damit dort die Originaldatei ankommt.

Was mit jeder einzelnen Rechnung danach passiert, beschreibt der Ratgeber Eingangsrechnung. Willst du diese fünf Punkte für deinen Betrieb durchgehen, samt der Frage, was davon automatisch laufen kann, sprechen wir darüber im AI-Ready-Check.