Belege scannen: wann das Papier weg darf

Scannen ist der leichte Teil. Ein Multifunktionsgerät oder ein Smartphone erledigt es in Sekunden. Die eigentliche Entscheidung fällt danach: Darf das Papier in den Schredder? Ein Betrieb, der alle Ordner behält und zusätzlich scannt, macht die Arbeit doppelt. Ein Betrieb, der ohne festen Ablauf wegwirft, riskiert, dass ein Scan im Ernstfall nicht trägt. Hier steht, was Abgabenordnung und GoBD verlangen, wie eine schlanke Organisationsanweisung aussieht und wann das Original bleiben muss. Rechtsstand 30. Oktober 2026. Das ist keine Rechtsberatung.

Darf man Belege scannen und das Original wegwerfen?

Ja, unter Bedingungen. Nach Randziffer 140 der GoBD dürfen Papierdokumente nach der bildlichen Erfassung vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Die Grundlage im Gesetz ist § 147 Abs. 2 AO. Es erlaubt, Unterlagen als Bild oder auf einem anderen Datenträger aufzubewahren, sofern das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Das ist keine Rechtsberatung.

Dieses Vorgehen heißt ersetzendes Scannen, weil der Scan das Papier ersetzt. Daneben gibt es den Scan als Arbeitskopie: Das Original bleibt im Ordner und ist weiter der Beleg. Zwischen beiden Wegen entscheidest du je Belegart, nicht je Beleg: Kassenbons etwa ersetzend, Verträge als Arbeitskopie.

Belege scannen nach § 147 AO: die Bedingungen

§ 147 Abs. 2 AO stellt zwei Bedingungen. Erstens muss die Wiedergabe mit empfangenen Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen bildlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht wird. Ein Scan, der Ränder abschneidet oder Ziffern verschluckt, erfüllt das nicht. Zweitens muss sie während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Zwei Unterlagen nimmt die Vorschrift ausdrücklich aus: Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz. Sie bleiben im Original. Für Eingangsbelege aus dem Alltag, also Rechnungen, Quittungen und Kassenbons, gilt diese Ausnahme nicht. Das ist keine Rechtsberatung.

Nach dem Scan bleibt die Datei, wie sie ist. Buchungsvermerke, Indizes oder Barcodes dürfen nach Randziffer 123 der GoBD die Lesbarmachung des Originalzustands nicht beeinträchtigen.

Die Organisationsanweisung in sechs Fragen

Nach Randziffer 136 der GoBD muss das Verfahren dokumentiert werden, und der Betrieb sollte eine Organisationsanweisung erstellen. Ein dickes Handbuch muss das nicht sein. Sie beantwortet die sechs Fragen, die die GoBD selbst nennen. Ein Beispiel für einen kleinen Betrieb:

Die Anweisung gehört zur Verfahrensdokumentation, die die GoBD für jedes DV-System verlangen (Rz. 151). Das ist keine Rechtsberatung.

Belege scannen mit dem Smartphone

Randziffer 130 nennt Smartphones neben Multifunktionsgeräten und Scan-Straßen als Geräte für die bildliche Erfassung, wenn die Anforderungen des Schreibens erfüllt sind. Ein eigener Dokumentenscanner ist also keine Voraussetzung.

Für das Handyfoto helfen ein paar Regeln: Beleg flach auf eine helle Unterlage legen, das ganze Papier ins Bild nehmen, keinen Schatten über die Zahlen werfen, die Rückseite mitnehmen, wenn dort etwas steht. Das Foto geht in die Firmenablage, nicht in einen Chatverlauf. Einen Sonderfall regelt Randziffer 130 ebenfalls: Belege, die auf einer Dienstreise im Ausland entstehen oder empfangen werden, dürfen dort direkt mit dem Smartphone erfasst werden. Das ist keine Rechtsberatung.

Farbe, Lesbarkeit und Thermopapier

Farbe ist nicht immer nötig. Nach Randziffer 137 der GoBD ist eine vollständige Farbwiedergabe erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt, etwa bei Minusbeträgen in roter Schrift oder bei Vermerken in unterschiedlichen Farben. Wer im Betrieb Rechnungen mit Farbstift abzeichnet, scannt deshalb farbig.

Eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel ist für Besteuerungszwecke nicht erforderlich (Rz. 138). Was zählt, ist die Lesbarkeit. Thermopapier ist dabei ein bekannter Gegner: Ein Kassenbon, der heute klar ist, kann nach einigen Monaten blass sein. Bei solchen Belegen ist ein früher Scan die haltbarere Fassung. Ein Bon, der erst im Frühjahr gescannt wird, ist dann womöglich schon nicht mehr zu lesen. Das ist keine Rechtsberatung.

Nach dem Scan: Papier aus dem Umlauf

Randziffer 139 regelt einen Punkt, der im Alltag leicht untergeht. Nach dem Erfassen darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen. Das Papier ist dem Bearbeitungsgang zu entziehen, damit niemand Vermerke anbringt, die im Scan fehlen.

Im Betrieb heißt das: Wer eine Lieferantenrechnung sachlich freigibt, tut das im System, nicht mehr mit Kuli auf dem Papier. Muss ein Papierbeleg aus organisatorischen Gründen doch noch bearbeitet werden, wird er danach erneut erfasst und über einen gemeinsamen Index mit der ersten Fassung verbunden. Am einfachsten setzt das eine Kiste für gescannte Belege um, aus der nichts mehr herausgenommen wird, bis die Qualitätsprüfung durch ist. Das ist keine Rechtsberatung.

Wann das Original bleibt

Der Scan ersetzt nicht jedes Papier. § 147 Abs. 2 AO nimmt Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz aus. Randziffer 140 der GoBD verweist zusätzlich auf Vorschriften außerhalb des Steuerrechts, die ein Original verlangen können. Außerdem verlangt sie vom Betrieb eine Entscheidung: ob Dokumente, deren Beweiskraft bei elektronischer Aufbewahrung nicht erhalten bleibt, zusätzlich im Original aufbewahrt werden sollen.

Für den Alltag eine Faustregel: Rechnungen, Quittungen und Kassenbons sind die typischen Kandidaten für das ersetzende Scannen. Verträge, Urkunden und Schriftstücke mit Unterschrift, auf die es später ankommen kann, legst du im Zweifel weiter in den Ordner. Bei Unsicherheit fragst du deinen Steuerberater oder Anwalt. Das ist keine Rechtsberatung.

Wie lange gescannte Belege aufbewahrt werden

Für den Scan gelten dieselben Fristen wie für das Papier. Nach § 147 Abs. 3 AO sind Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren. Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und die zu ihrem Verständnis nötigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen zehn Jahre, empfangene Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Organisationsanweisung zum Scannen fällt also selbst unter die längere Frist. Für Rechnungen nennt § 14b Abs. 1 UStG dieselben acht Jahre.

Gezählt wird nach § 147 Abs. 4 AO ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Lösch deshalb nicht automatisch, sondern nach Rücksprache mit der Kanzlei. Das ist keine Rechtsberatung.

Belege scannen in drei Betrieben

Alle drei Betriebe sind gedachte Fälle, keine Berichte aus echten Unternehmen.

• Ambulanter Pflegedienst: Die Belege entstehen bei den Pflegekräften unterwegs. Jede fotografiert den Bon im Fahrzeug, das Büro prüft die Fotos am Belegtag auf Lesbarkeit. Die Bons sammelt eine Box je Fahrzeug, vernichtet wird erst nach der Prüfung.
• Hausverwaltung: Handwerker schicken noch Rechnungen per Post. Der Posteingang scannt sie am Tag des Eingangs und vergibt die Objektnummer als Index. Verwaltungsverträge mit Eigentümern bleiben im Original.
• Schreinerei: Rechnungen vom Holzhandel kommen auf Papier mit der Lieferung. Der Meister prüft die Lieferung und gibt die Rechnung danach im System frei, nicht auf dem Papier.

Häufige Fehler beim Belege scannen

• Vernichtet vor der Prüfung. Das Papier landet im Schredder, bevor jemand den Scan angesehen hat.
• Nur die Vorderseite. Hinten stand ein Vermerk, der jetzt fehlt.
• Schwarz-Weiß trotz Farbvermerk. Farbig abgezeichnete Belege verlieren ihre Aussage.
• Scans auf einem einzelnen Rechner. Ohne Sicherung ist der Scan schlechter aufgehoben als der Ordner.
• Mail-Rechnungen ausgedruckt und wieder eingescannt. Der Scan ersetzt die Originaldatei nicht, wie in Belege digitalisieren beschrieben.
• E-Rechnungen eingescannt. Damit geht der maschinenlesbare Datensatz verloren, auf den es ankommt. Wie du sie richtig annimmst, steht unter E-Rechnung empfangen.
• Keine Organisationsanweisung. Auch im kleinen Betrieb reicht eine Seite, aber sie muss da sein.

Wie Scannen in die Belegarbeit passt

Gescannte Belege sind ein Teil der vorbereitenden Buchhaltung, nicht das Ganze. In der Belegstrecke, die ich aufbaue, bleibt das Scannen deine Aufgabe, denn Papier kann keine Software abholen. Die Strecke sorgt dafür, dass du weißt, welcher Papierbeleg noch fehlt: Liegt dein Kontoauszug als Datei vor, erscheint jede belegpflichtige Abbuchung ohne Beleg auf der Wochenliste. Ist ein Bon nicht mehr aufzutreiben, hilft ein Eigenbeleg. Was nach dem Scan mit dem Beleg passiert, bis hin zur Vorkontierung, steht in den Nachbarthemen. Ob sich der Aufbau bei deinem Papieranteil lohnt, klären wir im Gespräch.