E-Rechnung empfangen: Das Postfach reicht, die Arbeit kommt danach

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das klingt nach einem Technikprojekt, ist aber schnell erledigt: Laut Bundesfinanzministerium reicht ein E-Mail-Postfach. Die eigentliche Arbeit beginnt, wenn die erste XML-Datei angekommen ist. Wer öffnet sie, wer prüft sie, und wo liegt sie in acht Jahren noch unverändert? Dieser Ratgeber beantwortet, was du für den Empfang brauchst, was passiert, wenn es hakt, und was nach dem Empfang zu tun ist. Zu den Einzelfragen verlinke ich jeweils einen eigenen Ratgeber. Alle Angaben geben den Stand vom 30. Oktober 2026 wieder. Das ist keine Rechtsberatung.

Was eine E-Rechnung ist und was nicht

Nicht jede Rechnung, die per Mail kommt, ist eine E-Rechnung. Nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG ist sie eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Strukturiert heißt: Die Angaben stehen als Daten in festen Feldern, nach der europäischen Norm EN 16931 in einer XML-Datei. Ein Programm kann sie lesen, ohne dass jemand etwas abtippt.

Ein einfaches PDF erfüllt das nicht. Es ist für das Auge gemacht, nicht für die Maschine. Alles, was keine E-Rechnung ist, heißt im Gesetz „sonstige Rechnung“: Papier ebenso wie das PDF im Anhang (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Das Bundesfinanzministerium nennt das einfache PDF in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung ausdrücklich als Beispiel dafür. Das ist keine Rechtsberatung.

Was brauche ich, um eine E-Rechnung zu empfangen?

Rechtlich ein E-Mail-Postfach. Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übertragungsweg vor. Das BMF nennt in seinen FAQ (Frage 8, Stand Oktober 2026) neben der Mail auch Schnittstellen, Internetportale und sogar einen USB-Stick. Und es hält fest, dass für den Empfang bereits ein E-Mail-Postfach genügt. Welchen Weg du mit einem Lieferanten nutzt, vereinbart ihr untereinander. Das ist keine Rechtsberatung.

Praktisch brauchst du drei Dinge mehr. Erstens ein Werkzeug, das die XML-Datei lesbar macht, denn eine XRechnung zeigt von sich aus keine Seite. Zweitens einen Ort, an dem die Originaldatei unverändert liegen bleibt. Drittens eine Person im Betrieb, die weiß, dass diese Datei eine Rechnung ist und kein Anhang, den man ignoriert. Das Postfach erfüllt die Pflicht. Die drei anderen Dinge sorgen dafür, dass die Rechnung auch geprüft, bezahlt und an die Buchhaltung weitergegeben wird.

E-Rechnung per Mail: geht das?

Ja, die Mail ist sogar der Weg, den das BMF zuerst nennt. Die E-Rechnung kommt dann als Anhang: entweder als reine XML-Datei oder als PDF, in das eine XML-Datei eingebettet ist. Eine E-Rechnung zwischen zwei inländischen Unternehmen darf dein Lieferant dir schicken, ohne dass du zustimmen musst (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Für ein einfaches PDF braucht er in der Übergangszeit dagegen deine Zustimmung (§ 27 Abs. 38 UStG). Das ist keine Rechtsberatung.

Praktisch heißt das: Die Mail ist nur die Verpackung, die Rechnung steckt im Anhang. Lösch eine solche Mail erst, wenn der Anhang unverändert abgelegt ist. An welche Adresse Rechnungen am besten gehen, beschreibt der Ratgeber Rechnungseingang.

Seit wann du jede E-Rechnung empfangen können musst

Seit dem 1. Januar 2025. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist und keine Ausnahme. Das BMF begründet das in Frage 12 seiner FAQ damit, dass Ausnahmen zu Abgrenzungsproblemen führen würden. Auch Kleinunternehmer, die selbst keine E-Rechnung ausstellen müssen, müssen sie empfangen können. Als Unternehmen zählen dabei auch Freiberufler und Betriebe, die nur steuerfreie Umsätze haben. Das BMF nennt als Beispiele Vermieter von Wohnungen und Ärzte (Frage 3).

Die Übergangsfristen bis Ende 2027 gelten nur für die andere Seite, den Absender. Er darf sich unter Bedingungen noch für Papier oder PDF entscheiden. Welche Fristen genau gelten und für wen, steht im Ratgeber E-Rechnung Pflicht. Das ist keine Rechtsberatung, sondern der Stand der Gesetze und der BMF-FAQ am 30. Oktober 2026.

Wenn du keine E-Rechnung empfangen kannst

Eine eigene Strafe für den fehlenden Empfang nennen die FAQ des BMF nicht. Die Folgen liegen an anderer Stelle. Den Vorsteuerabzug gibt es nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG nur mit einer Rechnung nach §§ 14, 14a UStG. Weicht ein Lieferant, der schon zur E-Rechnung verpflichtet ist, auf ein PDF aus, kann genau das wackeln. Was das BMF dazu sagt und welche Auswege es nennt, steht im Ratgeber E-Rechnung Pflicht im Abschnitt über Verstöße.

Dazu kommt der Alltag. Eine XRechnung, die niemand öffnen kann, bleibt liegen und wird weder geprüft noch bezahlt. Ablehnen kannst du sie auch nicht, denn für die E-Rechnung braucht der Absender deine Zustimmung nicht. Das ist keine Rechtsberatung. Den Einzelfall klärst du mit deinem Steuerberater.

XRechnung und ZUGFeRD: zwei Formate, ein Ziel

Die beiden in Deutschland üblichen Formate heißen XRechnung und ZUGFeRD. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne sichtbare Seite. ZUGFeRD ist ein PDF, in dem die XML-Datei steckt: Du siehst eine gewohnte Rechnung, und ein Programm liest die Daten aus dem eingebetteten Teil. Beide erfüllen laut BMF die Anforderungen an eine E-Rechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL (Frage 7). Andere Formate, etwa aus EDI-Verfahren, sind möglich, wenn beide Seiten sie vereinbaren und alle Pflichtangaben vollständig ausgelesen werden können (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG). Das ist keine Rechtsberatung.

Wichtig beim hybriden Format ZUGFeRD: Weichen Bild und Daten voneinander ab, gilt seit Einführung der Pflicht der Datenteil, nicht das Bild (BMF, Frage 12a). Wer nur auf das PDF schaut, prüft im Zweifel die falsche Rechnung.

E-Rechnung empfangen und lesbar machen

Eine XRechnung öffnest du nicht per Doppelklick wie ein PDF. Du brauchst einen Viewer, also ein Programm, das die XML-Datei als lesbare Rechnung anzeigt. Die Finanzverwaltung bietet dafür den E-Rechnungsviewer bei ELSTER an, der laut BMF XRechnung und ZUGFeRD für das Auge darstellt (Stand 30. Oktober 2026). Daneben gibt es Viewer privater Anbieter. Ob dein Buchhaltungsprogramm E-Rechnungen selbst anzeigt und einliest, steht in dessen Hilfe.

Bei ZUGFeRD lohnt der Blick in den Datenteil trotzdem, weil er im Zweifel gilt. Das BMF empfiehlt, den XML-Teil selbst sichtbar zu machen, statt nur dem mitgeschickten Bild zu vertrauen. Für den Betrieb heißt das: Wer Rechnungen freigibt, sollte den Viewer kennen. Eine Anleitung von einer halben Seite, die neben dem Rechner liegt, reicht dafür aus. Das ist keine Rechtsberatung.

Woran du eine E-Rechnung im Postfach erkennst

Im Posteingang sieht eine E-Rechnung aus wie jede andere Mail mit Anhang. Drei Hinweise helfen beim Sortieren:

• Der Anhang endet auf .xml. Dann hast du eine strukturierte Datei vor dir, die du mit dem Viewer öffnest.
• Das PDF trägt eine eingebettete Datei. Im PDF-Programm zeigt die Leiste für Anhänge sie an. Steckt dort eine XML-Datei, ist es eine hybride Rechnung.
• Die Mail sagt es selbst. Manche Lieferanten schreiben „E-Rechnung“ oder „XRechnung“ in Betreff oder Text.

Hängt nur ein PDF ohne eingebettete Datei an, ist es eine sonstige Rechnung. In der Übergangszeit ist das in Ordnung, wenn du diesem Format zugestimmt hast. Läuft die Übergangsregel für diesen Lieferanten aus, fragst du nach der E-Rechnung. Das ist keine Rechtsberatung.

Was in der Übergangszeit noch alles ankommt

Bis Ende 2027 kommt bei dir eine Mischung an: E-Rechnungen von Lieferanten, die schon umgestellt haben, PDFs von denen, die noch dürfen, und Papier. Nach § 27 Abs. 38 UStG darf jeder Absender für Umsätze aus 2025 und 2026 bis zum 31. Dezember 2026 noch Papier schicken oder, mit deiner Zustimmung, ein anderes elektronisches Format wie das PDF. Für Umsätze aus 2027 gilt das nur noch, wenn sein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. EDI-Verfahren laufen mit Zustimmung bis Ende 2027. Das ist keine Rechtsberatung.

Für dich als Empfänger heißt das: Dein Eingang muss drei Formen zugleich verkraften. Eine Ablage, die nur für PDFs gedacht ist, verliert die XML-Datei. Eine, die nur E-Rechnungen kennt, verliert das Papier. Wie Papier sauber in die digitale Ablage kommt, steht im Ratgeber Belege digitalisieren.

Wer die E-Rechnung im Betrieb in die Hand nimmt

Das Postfach ist schnell eingerichtet. Wer hineinschaut, bleibt dabei leicht offen, bis die erste Mahnung kommt. Leg deshalb drei Dinge fest. Erstens eine Person, die das Rechnungspostfach verantwortet, und eine Vertretung für Urlaub und Krankheit. Zweitens einen festen Tag in der Woche, an dem das Postfach leer gemacht wird. Drittens, was mit einer Rechnung passiert, die niemand zuordnen kann: Sie kommt auf eine Liste, nicht in einen Ordner „Sonstiges“.

In einer Kanzlei mit vier Leuten kann das die Kollegin am Empfang sein, im Handwerksbetrieb die Frau oder der Mann im Büro. Wichtig ist nicht, wer es macht, sondern dass es jemand ausdrücklich übernommen hat. Was danach mit jeder einzelnen Rechnung passiert, beschreibt der Ratgeber Eingangsrechnung.

Nach dem Empfang kommt die Prüfung

Empfangen heißt nicht geprüft. Eine E-Rechnung kann formal sauber sein und trotzdem eine Leistung abrechnen, die nie geliefert wurde. Umgekehrt kann eine inhaltlich richtige Rechnung einen Formfehler haben. Das BMF hält fest, dass alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen müssen. Ein bloßer Verweis auf eine angehängte Anlage reicht dafür nicht (Frage 7a). Eine technische Validierung ist laut BMF keine unmittelbare Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, kann aber auf fehlende oder unlogische Angaben hinweisen (Frage 7). Das ist keine Rechtsberatung.

Daraus folgt eine einfache Arbeitsteilung: Die Maschine prüft die Form, du prüfst den Inhalt. Welche Angaben auf jede Rechnung gehören und wie du in zwei Durchgängen prüfst, steht im Ratgeber Rechnungsprüfung.

E-Rechnung empfangen heißt auch aufbewahren

Jede Rechnung, die du erhältst, bewahrst du nach § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre auf. Gezählt wird ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei einer E-Rechnung muss laut BMF zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen (Frage 13). Ein Ausdruck reicht dafür nicht, ein PDF-Bild der XRechnung auch nicht. Aufbewahrt wird die XML-Datei selbst.

Hier liegt eine Falle, die man erst spät bemerkt. Bei ZUGFeRD steckt die XML-Datei im PDF und bleibt mit ihm erhalten. Bei einer XRechnung ist die Datei der einzige Träger der Rechnung. Wer nur das Bild aus dem Viewer speichert und die Mail löscht, hat das Original verloren. Für weitere Fragen der Ablage verweist das BMF auf die GoBD, zuletzt geändert am 14. Juli 2025. Das ist keine Rechtsberatung.

Was dein Steuerberater von der E-Rechnung braucht

Dein Steuerberater braucht die Originaldatei, nicht den Ausdruck. Wie sie zu ihm kommt, klärt ihr am besten einmal und dann für alle Lieferanten gleich: Hochladen in dein Buchhaltungsprogramm, Weitergabe über ein Portal der Kanzlei oder ein gemeinsamer Ordner. Frag dabei auch, ob die Kanzlei XRechnung und ZUGFeRD direkt verarbeitet oder ob sie die Datei in einer bestimmten Form braucht.

Hilfreich ist ein kurzer Hinweis zu jeder Rechnung, wofür sie war, besonders wenn die Positionen allein das nicht erklären. Wie so ein Hinweis aussieht, ohne dass du selbst buchst, steht im Ratgeber Vorkontierung. Den ganzen Weg der Belege bis zur Kanzlei beschreibt der Ratgeber vorbereitende Buchhaltung.

Beispiel Elektrobetrieb und Großhandel

Die drei Beispiele auf dieser Seite sind ausgedacht und stehen für keinen echten Betrieb. Ein Elektrobetrieb mit sechs Leuten bestellt fast sein ganzes Material bei einem Großhändler. Der Großhändler hat umgestellt und schickt jede Rechnung als ZUGFeRD-PDF an die Adresse, die der Betrieb vor Jahren angegeben hat: das Postfach des Inhabers.

Der Inhaber öffnet die PDFs auf dem Handy, sieht die Summe und leitet sie weiter, wenn er daran denkt. Die eingebettete XML-Datei bemerkt niemand. Besser wird es mit drei Handgriffen: Der Großhändler bekommt die Rechnungsadresse des Büros, das Büro öffnet jede Rechnung einmal im Viewer, und das PDF wandert samt eingebetteter Datei unverändert in die Ablage. Am Ablauf ändert sich wenig, aber der Datenteil geht nicht mehr verloren.

Beispiel Hausverwaltung

Eine Hausverwaltung betreut zwölf Häuser. Rechnungen kommen von Handwerkern, Versorgern, dem Hausmeisterdienst und der Gebäudeversicherung, auf Papier, als PDF und seit 2025 auch als XRechnung. Die erste XRechnung landet im allgemeinen Postfach, und die Mitarbeiterin sieht nur eine Datei mit kryptischem Namen. Sie bleibt zwei Wochen liegen.

Danach legt die Verwaltung fest: Jede Mail mit einer XML-Datei im Anhang wird an einem festen Tag mit dem Viewer geöffnet und dem richtigen Objekt zugeordnet. Die Originaldatei kommt in den Ordner des Objekts, das Bild aus dem Viewer daneben. Für die Hausverwaltung zählt das doppelt, denn dieselbe Rechnung fließt später in die Abrechnung für die Eigentümer.

Beispiel Kfz-Werkstatt

Eine freie Werkstatt bekommt Teile von mehreren Händlern, dazu Rechnungen für Tankkarte, Entsorgung und Werkstattsoftware. Ein Teil davon kommt per Mail, ein Teil liegt nur im Kundenkonto des Händlers. Der Meister lädt die Rechnungen aus dem Portal herunter, wenn der Steuerberater fragt.

Mit der E-Rechnung wird das Herunterladen nicht weniger, aber die Datei wird wichtiger. Lädt der Meister aus dem Portal nur das PDF, obwohl dort auch eine XRechnung liegt, fehlt im Zweifel das Original. Die Werkstatt schreibt deshalb auf, bei welchem Portal welches Format bereitliegt, und holt die Rechnungen an einem festen Tag ab, nicht erst auf Nachfrage.

E-Rechnung empfangen: fünf typische Fehler

• Die Rechnungsadresse ist ein persönliches Postfach. Dann hängt der Empfang an Urlaub und Krankheit einer Person.
• Nur das Bild wird gespeichert. Bei der XRechnung ist damit das Original weg.
• Bei ZUGFeRD zählt nur das PDF. Weichen Bild und Daten ab, gilt der Datenteil.
• Niemand kennt den Viewer. Dann bleibt die XML-Datei liegen, bis gemahnt wird.
• PDFs werden stillschweigend weiter angenommen. In der Übergangszeit ist das erlaubt, danach fragst du nach der E-Rechnung, damit dein Vorsteuerabzug nicht wackelt.

Keiner dieser Fehler ist ein Technikproblem. Alle entstehen, weil der Empfang eingerichtet, aber nicht als Ablauf festgelegt wurde. Das ist keine Rechtsberatung.

Wo eine Belegstrecke beim Empfang hilft

Eine Belegstrecke, wie ich sie baue, setzt beim Einsammeln an. Sie holt jede Woche, was im Rechnungspostfach und in den Portalen deiner Lieferanten liegt, und gibt es an deine Buchhaltungssoftware, soweit diese Belege annimmt. Jedes Programm nimmt Belege anders an, das klären wir im AI-Ready-Check. Liegt dein Kontoauszug als Datei vor, hält sie jede belegpflichtige Abbuchung gegen die Belege und meldet, wo einer fehlt oder doppelt liegt.

Was sie nicht tut: buchen, kontieren oder steuerlich beurteilen. Das bleibt bei dir und deinem Steuerberater. Auch das Original jeder E-Rechnung legst du weiter so ab, wie es weiter oben steht. Wie viel bei dir automatisch laufen kann, zeigt der Beleg-Check in sieben Fragen.